兵庫・多可赤十字病院、TOKIUMの請求書受領クラウド導入、請求書処理時間を半分に削減

経費精算クラウドサービスなどの株式会社TOKIUM（トキウム、東京・中央区）は4月10日、多可赤十字病院（兵庫・多可町）が、請求書受領クラウドサービス「TOKIUMインボイス」を導入したと発表した。

「TOKIUMインボイス」は、請求書の受領代行やデータ化、保管などのサービスを提供するクラウド型の請求書受領システム。紙やメール、FAX、PDFなど、さまざまな形式の請求書を代行で受け取り、会計ソフトと連携することができる。

多可赤十字病院では、月に約200件も届く請求書の9割以上が紙で、請求書の受け取りやデータ入力の手作業が大きな負担となっていた。また、請求書情報のエクセル入力後に会計システムに二重で入力する必要があり、その業務に2日程度がかかっていた。

さらに、請求書が未着の場合、電話で催促し、郵送で期日に間に合わない場合は取引先にFAXでの送付を依頼するなど、煩雑な作業が発生。これらが要因で業務負担の増加や月次処理の遅れが生じることが課題となっていた。

同院では、その課題解決で「TOKIUM」に着目。紙の請求書の受け取りとデータ化をTOKIUMが代行可能で、受け取りの手間や入力の負担を大幅に削減できる点、ウェブダウンロード形式の請求書に対応し、すべての請求書をクラウドで一元管理が可能で、請求処理の進捗をリアルタイムで可視化できる点、あらゆる会計ソフトに対応し、他社では難しかった医療系の会計システムともスムーズに連携できる点を評価し、導入を決めた。

導入効果については「請求書の受領から仕訳データの作成、会計システムへの連携がスムーズになり、手入力の負担が減少したことで、業務時間は約半分に短縮された。また、電子化で過去の仕訳情報を簡単に参照できるようになり、定型的な請求や毎月決まっている取引の処理が効率化されただけでなく、ネット環境が整っていれば在宅での業務も可能となり、出勤できない場合でも滞りなく業務を進めることができた」（近井伸介・会計課長）という。

今後は「担当者が変わっても業務の引き継ぎが容易にできるよう、マニュアル作成などに注力していく」（同）としている。