中央会、請求書クラウドサービス導入で受け取る請求書の半数以上をデジタル化

企業間電子商取引プラットホーム運営のインフォマート（東京・港区）は1月17日、中央会（兵庫・尼崎市）が、請求書クラウドサービス「BtoBプラットフォーム請求書」を導入したと発表した。

「BtoBプラットフォーム請求書」は、発行や受け取り、支払金額通知などの請求業務のデジタル化に対応するサービス。請求書のやり取りは、PDFなどへ変換が不要で、デジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応する。

中央会は、現在14の医療介護事業施設を運営しており、中心である尼崎中央病院では、経理課で3名のスタッフが月に約100社から届く、1200枚ほどの請求書を処理。一方で、各事業所で受け取った書類が社内便で届き、請求書以外の紙の書類も多いため、紛失のリスクが懸念されていた。

また、1つの取引業者でも購入品目が多岐にわたり、物品も非常に多く、さまざまな形式やサイズの膨大な明細をめくりながら、適切な勘定科目に仕訳をすると同時に、一連の支払い作業完了後にはファイリングの手間がかかり、課題となっていた。

こうした中、中央会では、バックオフィス全体のデジタル化で、請求明細も含めて電子データで受け取れるシステムを求めており、電子請求書システムを5社ほど比較検討する中で、プラットホームでデータをやりとりする「DtoD（データ・トゥ・データ）のサービスが、「BtoBプラットフォーム 請求書」だけで、明細を含むすべての項目がデータとして受け取れるという点を評価し導入を決めた。

導入後は、現在は66社と半数以上の取引先からサービスを通じて請求書を受け取り、66％のデジタル化率を達成。紙での運用も一部残っているものの、かなりの請求書がデジタル化され、紙の請求書の取り扱いを大幅に削減した。また、請求明細のデータを活用することで、施設ごとや勘定科目ごとの集計が可能になり、業務改善や保管にかかる手間の減少と検索性も高まった。

今後は、2024年10月からの郵便料金改定をデジタル化の推進タイミングとみて、現在は紙の請求書でも電子請求書に移行ができそうな取引業者に対して、再度の利用を促進していくとしている。